KI-Telefonassistent für Betriebe, die nicht immer rangehen können
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn du auf der Baustelle, unter dem Auto oder mitten im Umzug bist. Er fragt ab, was du für den Auftrag brauchst, und schickt dir eine Notiz per E-Mail oder, wenn du willst, per Telegram. Die Einrichtung kostet ab 490 €, Betrieb und Betreuung ab 99 € im Monat.
Was es kostet
Endpreise: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus. Kosten für Plattformen und Lizenzen von Drittanbietern nenne ich dir vorab.
- Handwerksbetriebe
- Kfz-Werkstätten
- Umzugsunternehmen
- Hausverwaltungen
- Bestatter
- Tierarztpraxen
Was der Assistent am Telefon erledigt
- Er meldet sich mit deinem Firmennamen und sagt gleich zu Beginn, dass hier eine KI spricht.
- Er fragt ab, was in deiner Branche zählt: beim Umzug Etage, Volumen und Wunschtermin, in der Werkstatt Fahrzeug und Fehlerbild.
- Nach dem Gespräch bekommst du eine kurze Zusammenfassung per E-Mail oder, wenn du willst, per Telegram. Für Kundendaten ist E-Mail die sicherere Wahl.
- Auf Wunsch trägt er Termine direkt in deinen Kalender ein.
- Dringende Anrufe leitet er auf dein Handy weiter. Wer lieber mit einem Menschen spricht, kann das jederzeit sagen.
Wie ich das umsetze
Ich baue keine eigene Sprachplattform. Ich richte den Assistenten auf einer Plattform mit Servern in der EU ein, schreibe die Gesprächsführung für deinen Betrieb und betreue ihn danach. In den ersten Wochen lese ich die Gesprächszusammenfassungen mit und bessere nach, wo der Assistent falsch abbiegt. Für Störungen am Tag ist zusätzlich der Support der Plattform da, und die Rufumleitung auf dein Handy gehört zu jedem Paket.
Was er nicht tut
- Er ruft niemanden an. Ich richte nur Assistenten für eingehende Anrufe ein.
- Er nennt nur Preise und Angaben, die du vorher freigegeben hast.
- Er berät nicht im Einzelfall. Fachfragen landen als Notiz bei dir.
Recht und Datenschutz
- Seit dem 2. August 2026 muss sich ein Telefonbot zu Beginn des Gesprächs als KI zu erkennen geben (Art. 50 KI-Verordnung). Ein Hinweis im Impressum reicht nicht.
- Gespräche werden nur aufgezeichnet, wenn der Anrufer vorher zustimmt. Ohne Einwilligung ist eine Aufzeichnung strafbar (§ 201 StGB).
- Die Plattform läuft auf Servern in der EU. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der auch die Plattform einschließt.
- Für deine Datenschutzerklärung bekommst du die technischen Angaben von mir. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall übernimmt dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.
So läuft es ab
- 01
Erstgespräch
Wir klären, welche Anrufe reinkommen, was der Assistent fragen soll und wohin die Notizen gehen.
- 02
Einrichtung
Ich richte den Assistenten ein, schreibe die Gesprächsführung und teste ihn mit dir am Telefon.
- 03
Start mit Kontrolle
In den ersten Wochen lese ich die Zusammenfassungen mit und bessere nach.
- 04
Betreuung
Ändern sich Preise, Leistungen oder Öffnungszeiten, passe ich den Assistenten an.
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Bei mir kostet die Einrichtung ab 490 € einmalig, Betrieb und Betreuung ab 99 € im Monat. Wie viele Gesprächsminuten im Monat enthalten sind, legen wir vorher fest. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus, die Preise sind Endpreise.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Er lässt sich datenschutzkonform betreiben, wenn Server, Verträge und Hinweise stimmen. Ich nutze eine Plattform mit Servern in der EU und schließe mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der auch die Plattform einschließt. Gespräche werden nur mit vorheriger Einwilligung aufgezeichnet. Ob dein Betrieb darüber hinaus etwas beachten muss, klärt dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.
Muss der Anrufer wissen, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Seit dem 2. August 2026 muss sich ein Telefonbot zu Beginn des Gesprächs als KI zu erkennen geben (Art. 50 KI-Verordnung). Ein Hinweis im Impressum reicht dafür nicht. Mein Assistent sagt es deshalb gleich im ersten Satz.
Kann ein KI-Telefonassistent Termine vereinbaren?
Ja, wenn dein Kalender angebunden ist. Der Assistent schlägt freie Zeiten vor und trägt den Termin ein, oder er notiert nur den Wunschtermin und du bestätigst selbst. Was besser zu deinem Betrieb passt, entscheiden wir im Erstgespräch.
Was passiert bei einem dringenden Anruf?
Dringende Anrufe leitet der Assistent auf dein Handy weiter. Welche Anliegen als dringend gelten, legen wir vorher fest, zum Beispiel ein Wasserschaden oder ein liegengebliebenes Fahrzeug. Alles andere kommt als Notiz zu dir.
Was macht der Assistent, wenn er eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das offen und nimmt einen Rückrufwunsch auf. Er nennt nur Angaben, die du vorher freigegeben hast, und erfindet keine Preise. Die Frage kommt als Notiz zu dir, und du rufst selbst zurück.
Kann der KI-Telefonassistent auch Kunden anrufen?
Nein. Ich richte nur Assistenten für eingehende Anrufe ein. Ausgehende Anrufe mit KI-Stimme biete ich nicht an.
Wer hilft, wenn tagsüber etwas nicht funktioniert?
Für Störungen am Tag ist der Support der Plattform da, und die Rufumleitung auf dein Handy greift weiter. Änderungen am Assistenten erledige ich meist am selben Abend oder am nächsten Werktag. Die Reaktionszeit halten wir im Angebot schriftlich fest.