Büro-Automatisierung für Betriebe ohne Bürokraft
Büro-Automatisierung nimmt dir wiederkehrende Arbeit ab: Rechnungen aus dem Postfach erkennen, an Fälligkeiten erinnern, Briefe und Sprachnachrichten in Aufgaben verwandeln. Nach einem kostenlosen Erstgespräch bekommst du einen schriftlichen Festpreis, auch für die laufende Betreuung. Bevor etwas rausgeht, gibst du es frei.
Was es kostet
Endpreise: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus. Kosten für Plattformen und Lizenzen von Drittanbietern nenne ich dir vorab.
- Handwerksbetriebe
- Umzugsunternehmen
- Kfz-Werkstätten
- Kosmetikstudios
- Firmen mit vielen Eingangsrechnungen
Rechnungseingang und Zahlungserinnerung
Für einen Betrieb mit vielen Eingangsrechnungen läuft bereits ein System von mir: Es holt täglich die neuen Rechnungen aus dem Postfach, erkennt die Zahlungsfristen und schickt jeden Morgen eine Liste mit allem, was bald fällig ist.
- E-Rechnungen im Postfach erkennen und lesbar machen.
- Fälligkeit und Skonto auslesen und rechtzeitig daran erinnern.
- Weiterleitung an deine Buchhaltungssoftware oder deinen Steuerberater.
- Zahlungserinnerungen an deine Kunden, die du vor dem Versand freigibst.
Büro-Assistent per Telegram
Du schickst eine Sprachnachricht oder ein Foto von einem Brief an einen Telegram-Bot. Er macht daraus eine Aufgabe, eine Frist oder einen Beleg und schickt dir morgens eine Übersicht für den Tag. Ich nutze so einen Assistenten selbst jeden Tag. Für deinen Betrieb passe ich ihn an, und Belege gehen an die Buchhaltung oder in eine Tabelle.
Grenzen, die ich einhalte
- Ich kontiere und buche nicht. Das dürfen nur Fachleute mit der nötigen Qualifikation (§ 6 StBerG), dafür bleibt dein Steuerberater zuständig.
- Ich mache keine Aussagen zur Vorsteuer oder zu anderen Steuerfragen. Die klärt dein Steuerberater.
- Die Originaldatei jeder Rechnung bleibt unverändert und wird in einem Archiv aufbewahrt, das du mit deinem Steuerberater abstimmst, etwa in deinem Buchhaltungsprogramm.
- Telegram ist als interner Kanal für dich gedacht. Für Kundendaten ist Telegram rechtlich umstritten, deshalb legen wir vorab fest, was darüber läuft.
- Gespeichert wird auf Servern in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für alle beteiligten Dienste.
- Alles, was rausgeht, gibt vorher ein Mensch frei.
Betrieb und Überwachung
Automationen fallen meist dann aus, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert. Deshalb überwache ich jeden Ablauf und bekomme bei einem Fehler sofort eine Meldung. Mit der monatlichen Betreuung halte ich die Abläufe in Gang und repariere sie, wenn etwas nicht mehr funktioniert. Um Fehler kümmere ich mich meist am selben Abend oder am nächsten Werktag.
So läuft es ab
- 01
Bestandsaufnahme
Wir schauen, welche Büroarbeit jede Woche gleich abläuft.
- 02
Vorschlag zum Festpreis
Du bekommst einen klaren Ablauf und den Preis schriftlich.
- 03
Einrichtung und Test
Ich richte den Ablauf ein, wir testen ihn mit echten Belegen.
- 04
Betrieb
Ich überwache die Abläufe und repariere sie, wenn ein Anbieter etwas ändert.
Häufige Fragen
Was kostet Büro-Automatisierung?
Das hängt davon ab, welche Abläufe automatisiert werden und welche Programme du schon nutzt. Nach einem kostenlosen Erstgespräch bekommst du einen schriftlichen Festpreis, auch für die monatliche Betreuung. Lizenzen für Buchhaltungsprogramme zahlst du direkt beim Anbieter.
Bucht das System meine Belege?
Nein. Kontieren und Buchen dürfen nur Fachleute mit der nötigen Qualifikation (§ 6 StBerG). Das System erkennt, sortiert und leitet weiter, gebucht wird bei dir oder deinem Steuerberater.
Ist Büro-Automatisierung DSGVO-konform?
Sie lässt sich datenschutzkonform betreiben, wenn Hosting und Verträge stimmen. Ich setze auf Server in der EU, möglichst ohne US-Dienste, und schließe Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) für alle beteiligten Dienste. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall übernimmt dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.
Liest eine KI meine Rechnungen?
Nicht unbedingt. Das System, das bei einem Betrieb schon läuft, liest Rechnungen ganz ohne KI aus. Wo KI hilft, etwa bei Sprachnachrichten oder Fotos von Briefen, sage ich dir vorher, welcher Dienst die Daten verarbeitet.
Welche Programme lassen sich anbinden?
Meist sind es dein E-Mail-Postfach, deine Buchhaltungssoftware und eine Tabelle, dazu die Weitergabe an deinen Steuerberater. Was genau passt, klären wir im Erstgespräch. Hat ein Programm keine passende Schnittstelle, sage ich dir das vorher.
Was passiert, wenn eine Automation ausfällt?
Dann bekomme ich eine Fehlermeldung und kümmere mich meist am selben Abend oder am nächsten Werktag darum. Automationen fallen meist dann aus, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert. Deshalb gehört die Überwachung zum Monatspreis.
Brauche ich Telegram für den Büro-Assistenten?
Ja, der Büro-Assistent läuft über Telegram, weil Sprachnachrichten und Fotos dort einfach gehen. Telegram ist dabei als interner Kanal für dich gedacht. Für Kundendaten ist es rechtlich umstritten, deshalb legen wir vorab fest, was darüber läuft.